1ª Sesión 16/02/10

Durante nuestra primera sesión o reunión con el coordinador del Servicio de Doctorado y Másteres Oficiales, Víctor Hugo Perera. Éste nos mostró una aplicación elaborada durante los primeros meses del curso escolar (a partir de septiembre/octubre) por el informático del Servicio.

Esta aplicación tiene como objetivo poder evaluar los procesos que se llevan a cabo en el servicio con el fin de mejorarlos. Esta es la visión de la calidad que tiene la organización. Los empleados de la organización, deben entrar en la aplicación todos los días, puesto que en esta aplicación periódicamente se suben multitud de información interesante sobre la organización. La aplicación está totalmente disponible para todos los empleados, permitiéndoles registrar su trabajo diario y elaborar informes para mejorar su labor.

La aplicación (se puede ver en la barra de la derecha, dentro del enlace de mención de calidad) aparece principalmente con un calendario. En este calendario está representado los principales eventos y los días de reunión de todos los empleados. Una vez que los empleados entran con su usuario y contraseña, se encuentran con los siguientes iconos:

• Personal. En este apartado aparece la información de todos los empleados del Servicio. Está detallada tanto la información personal (nombre, apellidos, DNI, etc.) como la información profesional (teléfono del despacho, puesto, tareas, etc.).
• Procesos. En esta carpeta, están todos los procesos o tareas que llevan a cabo los empleados para mejorar el servicio. Además, también está asignada cada proceso a un empleado concreto que lo lleva a cabo. Algunas tareas son la gestión y mantenimiento de la página web y de la aplicación, o la supervisión del buzón de quejas, sugerencias y agradecimientos que tiene el Servicio en su sitio web principal destinado a los usuarios (ver enlace "información" localizo en la barra de la derecha). Dentro de esta carpeta, también tenemos dos archivos pdf en el que se muestran la relación de todos los procesos año tras año.
• Indicadores. Una vez que se han determinado los procesos, se establecen unos indicadores para llevar a cabo dichos procesos. Estos indicadores, nos reflejan el rendimiento de los empleados en sus procesos. Cada cierto tiempo, los empleados incluyen sus datos en la aplicación para que se pueda evaluar periodicamente, según lo establezcan los procesos y objetivos marcados. Actualmente, existen un total de 45 indicadores para llevar un control de los procesos realizados.
• Noticias. Periódicamente, la jefa del Servicio actualiza la aplicación compartiendo noticias interesantes sobre el campo universitario, calidad o sobre el pabellón y sus funciones. De esta forma, todos los empleados están enterados de lo que ocurre a su alrededor.
• Eventos. Trata de dar información a los usuarios del servicio a través de un calendario.
• Contenidos. En este apartado, no entramos en la explicación, por lo que no estamos muy seguras de qué se trata dicha aplicación.
• Buzón. Se trata de un correo interno, como gmail, hotmail y otras plataformas.
• Repositorio. Se trata de una forma de compartir documentos. En este caso, existen tres carpetas para cada una: personal, donde se suben documentos que no puede verlos nadie; trabajo y compartidos. Esta última carpeta, está destinada a compartir los documentos con todos los usuarios.
• Anotaciones. Estas actuan como recordatorio de las tareas o acciones a realizar. Las anotaciones están dirigidas según la persona que tiene que leerlo, es decir, no se hacen de forma global para todos los empleados.
• Foro. Se trata de un foro interno, donde los empleados transmiten sus dudas, sus aportaciones,sus sugerencias, sus reflexiones, etc. a todos sus compañeros.

Tras la explicación de la aplicación, como una colaboración, nos propusieron la elaboración de un cuadro resumen que englobasen todos los procesos y su periocidad y algunas propuestas de mejora para la aplicación. Para realizarlo, pues quedamos todas las miembros del grupo el mismo día, después de las clases y llegamos a una serie de conclusiones.